TIPS MENGATASI PEMBOROSAN WAKTU KANTOR

SmartWork:
TIPS MENGATASI PEMBOROSAN WAKTU KANTOR
Editor Rekan-Kantor eNewsletter

Kata orang, waktu adalah uang. Pemborosan waktu berarti pemborosan uang pula.
Tetapi ternyata tidak mudah untuk mengukur kerugian yang disebabkan oleh
pemborosan waktu. Lebih buruk lagi, tak banyak karyawan menyadari betapa mereka
sebenarnya telah melakukan pemborosan waktu. Banyak dari kita yang menganggap
apa yang kita lakukan adalah hal-hal yang biasa saja, padahal justru
menyumbangkan pemborosan waktu yang tak sedikit.

Pemborosan waktu terasa pada saat kita tidak mampu menyelesaikan tugas-tugas
yang semestinya kita selesaikan. Pada saat itu kita merasa kehabisan waktu dan
bekerja seolah dikejar-kejar waktu. Padahal kita telah menyia-nyiakan sumber
daya "waktu" tanpa kita sadari. Para karyawan yang pintar selalu mengatur waktu
sebelum mengatur pekerjaan. Berikut ini ada beberapa tips sederhana untuk
mengatasi pemborosan waktu.

1--Tiba di kantor tepat waktu

Banyak karyawan tiba di kantor beberapa menit terlambat. Di kota-kota besar,
lalu-lintas yang padat menjadi alasan pembenaran bagi seorang karyawan untuk
datang terlambat. Padahal, begitu kita tiba di kantor, kita tidak bisa langsung
bekerja. Kita masih harus menyiapkan peralatan kerja, (beberapa wanita harus
mneyempatkan diri ke kamar kecil untuk merapikan riasan), menyalakan komputer,
menyeduh kopi atau teh, membaca koran pagi, membuka internet, dan sebagainya.
Dan, tiba-tiba anda kehilangan waktu sekitar 15 menit atau mungkin leih setiap
paginya. Keterlambatan adalah pemborosan waktu yang paling utama. Dan anda bisa
menyelamatkan waktu yang sangat berharga ini dengan datang ke kantor beberapa
menit sebelum waktunya.

2--Susun prioritas penyelesaian tugas-tugas

Jangan langsung mengerjakan ini-itu, tetapi sempatkan beberapa menit di awal
pagi anda untuk menyusun daftar prioritas penyelesaian tugas-tugas. Letakkan
tugas yang harus anda kerjakan terlebih dahulu dan penting di urutan paling
atas. Lalu, usahakan anda mengikutinya. Mungkin anda tidak selalu bisa
mengikuti daftar prioritas yang telah anda susun, tetapi itu merupakan alat
yang baik untuk mengingatkan anda selalu. Karena itu, jangan kehilangan
fleksibilitas.

3--Jangan menunda-nunda pekerjaan

Perhatikan daftar prioritas yang anda siapkan, apakah anda menuliskan tugas
yang sama berulang-ulang setiap harinya? Bila ya, itu berarti anda telah
menunda-nunda pekerjaan. Menunda pekerjaan adalah pemborosan waktu yang
tersembunyi. Bila anda tidak mampu menyelesaikan sebuah tugas yang sulit, maka
jangan berhenti untuk mencari-cari alasan pembenarannya, tetapi mulailah
mengerjakan tugas yang lain yang mudah. Bila anda telah menemukan jalan keluar
bagi tugas anda yang terhenti, maka kerjakanlah. Jangan biarkan penundaan suatu
pekerjaan menunda pekerjaan yang lain.

4--Hindari sikap "perfectionism"

Ada orang yang tidak puas dengan lay-out tabel yang ia buat, lalu ia mengubah-
ubah dan mencari bentuk yang paling "sempurna". Tanpa sadar ia telah
menghabiskan puluhan lembar kertas untuk mencetak tabel tersebut. Tanpa sadar
pula, keinginannya untuk "sempurna" telah menyia-nyiakan waktunya.
Perfectionism adalah pemboros waktu yang paling besar. Terkadang perfectionism
melanda pada hal-hal yang kecil, seperti tanda baca, kalimat, bentuk garis, dan
lain-lainnya yang tidak substantive. Daripada mengejar kesempurnaan lebih baik
anda kerjakan sesuatunya yang terbaik, lalu selesaikan dan kerjakan tugas-tugas
lain.

5--Awasi jam ngobrol

Semua orang tahu, ngobrol adalah pemboros waktu terbesar namun paling disukai.
Mungkin, pada awalnya anda hanya berniat membicarakan beberapa hal urusan
pekerjaan dengan kolega, staff atau atasan anda. Tetapi seringkali tanpa sadar
anda melencengkan percakapan ke hal-hal lain yang menghabiskan waktu lebih
banyak daripada urusan pekerjaan itu sendiri. Karena itu, sekarang perhatikan
perilaku anda yang memicu pemborosan waktu karena obrolan, seperti, saat anda
menyeduh kopi bersama teman-teman, memfotokopi, memfax, atau lain-lain.

6--Kendalikan perilaku anda di telepon

Interupsi telepon juga pemborosan waktu, bila anda tidak mampu menanganinya
dengan baik. Bila anda sedang sibuk-sibuknya mengerjakan sesuatu, mintalah
operator untuk mengalihkan setiap telepon yang masuk atau mintalah staff anda
untuk menangani telepon tersebut. Kendalikan telepon sebelum telepon
mengendalikan anda.

7--Atur penanganan email dan surat-surat

Kemajuan tehnologi juga berdampak pada pemborosan waktu. Internet sekarang
menyumbangkan kerugian waktu bagi pekerja. Juga, email-email yang masuk.
Tetapkan suatu waktu untuk membaca dan membalas email-email yang masuk. Semua
orang tahu bahwa berkomunikasi melalui email tidak membutuhkan balasan secepat
kilat. Kita tahu tak semua orang berada pada posisi "on-line", jadi mereka bisa
menunggu.

Demikian beberapa saran sederhana untuk mengatasi pemborosan waktu di kantor.
Semoga bermanfaat. Dan, sukses selalu untuk anda.

(Editor Rekan-Kantor eNewsletter, dari berbagai sumber)